La facturation électronique est en passe de devenir une réalité incontournable pour les entreprises, en particulier dans le cadre des relations B2B (Business to Business) et B2G (Business to Government). Cet article vise à explorer les aspects clés du système d’échange de factures électroniques, souvent appelé « schéma en Y ». Ce dernier repose sur des outils structurants comme le Portail Public de Facturation (PPF), les Plateformes de Dématérialisation Partenaires (PDP), un annuaire centralisé et des flux dédiés à la transmission des données.
Le schéma en Y est une architecture spécifique mise en place pour garantir une gestion fluide de l’émission, de la transmission et de la réception des factures électroniques. Il repose sur les éléments suivants :
L’annuaire joue un rôle central en permettant d’identifier la plateforme choisie par chaque destinataire de factures. Il est régulièrement mis à jour pour garantir sa fiabilité. Ce processus repose sur des contrôles rigoureux, incluant la vérification de la validité des informations des entreprises et des plateformes. Il contient :
L’identification de l’entreprise destinataire et la maille d’adressage pour une transmission correcte.
Les informations sur la plateforme de réception (PPF ou PDP).
Des données complémentaires pour les factures B2G, conformément aux exigences administratives.
Le PPF est une plateforme publique qui joue un rôle crucial dans l’écosystème de facturation électronique. Il offre :
La création, l’envoi et le suivi des factures électroniques via plusieurs canaux (portail, EDI, API).
L’accès à l’annuaire pour obtenir les informations des destinataires.
Le suivi du traitement des factures, notamment leur statut fiscal et administratif.
Les PDP sont des plateformes privées agréées pour offrir des services de dématérialisation. Pour qu'une entreprise puisse choisir une PDP, il est essentiel qu'elle prenne en compte des critères de certification, notamment la conformité aux normes fiscales, la capacité technique à gérer des flux de données structurées, et l'agrément délivré par les autorités compétentes. Elles assurent :
Le dépôt, la transmission et le suivi des factures électroniques dans le cadre B2B et B2G.
La consultation de l’annuaire pour garantir un routage précis.
La transmission des données fiscales structurées à l’administration.
Les circuits d’échange sont divisés en plusieurs scénarios :
Circuit A : L’émetteur et le destinataire utilisent tous deux le PPF.
Circuit B1 : L’émetteur utilise le PPF, tandis que le destinataire utilise une PDP.
Circuit B2 : L’émetteur utilise une PDP, tandis que le destinataire utilise le PPF.
Circuit C : L’émetteur et le destinataire utilisent des PDP différentes.
Chaque circuit est adapté pour assurer une transmission fluide et conforme aux exigences légales et techniques.
Les flux de données permettent de structurer l’échange d’informations entre les parties concernées. Voici les flux principaux, accompagnés d’exemples concrets pour illustrer leur application :
Flux 1 : Transmission des données obligatoires de la facture entre la plateforme d’émission et le PPF (ou entre PDP). Par exemple, un fournisseur envoie une facture structurée via sa PDP qui la transmet au PPF pour contrôle fiscal.
Flux 2 : Transmission de la facture complète entre les plateformes du fournisseur et du client. Par exemple, une entreprise utilise une PDP pour transmettre une facture électronique à la PDP de son client, en garantissant le respect des données obligatoires.
Flux 6 : Gestion du cycle de vie des factures dans le cadre de l’e-invoicing et de l’e-reporting. Par exemple, une facture déjà émise est modifiée pour intégrer une remise ou un remboursement.
Flux 8 et 9 : Déclaration des transactions B2B internationales et B2C. Par exemple, une entreprise déclare une vente de biens à un client situé en Espagne via le flux 8.
Flux 10 : Transmission des données de paiement ou des factures non structurées. Par exemple, une plateforme envoie une confirmation de paiement associée à une facture PDF classique pour une transaction B2C.
Flux 1 : Transmission des données obligatoires de la facture entre la plateforme d’émission et le PPF (ou entre PDP).
Flux 2 : Transmission de la facture complète entre les plateformes du fournisseur et du client.
Flux 6 : Gestion du cycle de vie des factures dans le cadre de l’e-invoicing et de l’e-reporting.
Flux 8 et 9 : Déclaration des transactions B2B internationales et B2C.
Flux 10 : Transmission des données de paiement ou des factures non structurées.
Trois formats principaux sont utilisés pour la facturation électronique. Voici une comparaison détaillée de leurs avantages et inconvénients :
Factur-X :
Avantages :
Combine un PDF lisible et des données XML structurées, rendant la facture accessible à la fois pour les humains et les machines.
Répond aux exigences légales tout en permettant une intégration facile dans les systèmes ERP.
Inconvénients :
Peut nécessiter des outils spécifiques pour la génération et la lecture des données XML.
UBL (Universal Business Language) :
Avantages :
Favorise une automatisation complète grâce à son format structuré.
Large adoption dans les échanges B2B internationaux.
Inconvénients :
Moins intuitif pour les utilisateurs non techniques en raison de son absence de visualisation directe.
CII (Cross-Industry Invoice) :
Avantages :
Conçu pour une interopérabilité maximale entre différents secteurs d'activité.
Très détaillé, ce qui peut être un atout pour les transactions complexes.
Inconvénients :
Sa complexité peut entraîner des coûts de mise en œuvre élevés.
Une phase transitoire permet encore l’utilisation de factures PDF non structurées, qui devront toutefois être transformées.
Factur-X : Format mixte associant un fichier PDF lisible et des données structurées XML.
UBL (Universal Business Language) : Format structurant les données pour une lecture automatisée.
CII (Cross-Industry Invoice) : Format standard adapté à divers secteurs d’activité.
Une phase transitoire permet encore l’utilisation de factures PDF non structurées, qui devront toutefois être transformées.
Le processus d’échange suit des étapes bien définies :
Dépôt de la facture sur la plateforme d’émission (PPF ou PDP).
Contrôle technique des données et de la facture.
Transmission à la plateforme de réception (PPF ou PDP).
Contrôle par la plateforme de réception.
Mise à disposition de la facture au destinataire.
Le schéma en Y représente une évolution majeure dans la gestion des factures électroniques en France. En s’appuyant sur des outils comme le PPF, les PDP et un annuaire centralisé, ce système garantit une transmission sécurisée et conforme aux exigences fiscales. Pour les entreprises souhaitant se conformer à ce modèle, il est crucial d’adopter une approche structurée :
Identifier les exigences spécifiques de leur secteur et de leurs partenaires commerciaux.
Choisir une plateforme adaptée (PPF ou PDP) après une évaluation des services proposés et de la conformité réglementaire.
Mettre en place une stratégie de transition incluant la formation des équipes et l’intégration technique dans leurs systèmes existants.
En suivant ces étapes, les entreprises pourront s’adapter efficacement aux nouvelles réglementations et optimiser leurs processus de facturation.
| Date de publication | 25-01-2025 |
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